Robotic Process Automation: il crawling degli umani

“Gli umani dedicano la loro vita a ripetere cose, gesti e comportamenti che chiamano abitudini“
Luis Sepulveda

Molti processi aziendali, a prescindere dalla tipologia dell'azienda, sono spesso basati su routine ripetitive che seguono schemi ben precisi; si pensi ad esempio a processi amministrativi di inserimento dati, processi di controllo, oppure processi di ricerca e acquisizione dati.

Spesso tali attività richiedono un intervento umano costante, dispendioso in termini di costi e tempo, e ricoprono una fetta considerevole dei task aziendali.

…e se questi processi venissero svolti in automatico?

L’espressione Robotic Process Automation (RPA) si riferisce a quei software in grado di svolgere autonomamente tali compiti, emulando il comportamento umano e sollevandolo da tali attività.
I vantaggi rispetto all’attività umana, risultano molteplici con estremi benefici a livello aziendale.

Uno di questi consiste sicuramente nella scalabilità e nel parallelismo che questi software permettono di raggiungere. Si immagini una task force di RPA che svolge parallelamente più compiti; questa resterà attiva 24/7 svolgendo le attività desiderate. Sarà comunque possibile, in ogni momento, aggiungere altri RPA per permettere di svolgere ulteriori task in parallelo fino al livello di parallelismo desiderato.

Trattandosi di “robot”, questi risultano inoltre nettamente più veloci di un essere umano, riducendo quindi i tempi necessari ad un'elaborazione e velocizzando notevolmente i processi aziendali.
In linea generale, un software RPA è in grado di svolgere un task ad una velocità circa 15 volte maggiore rispetto ad un umano.

Questi due punti combinati, si traducono in un aumento della produttività e dell’efficienza.

Altro vantaggio nell’utilizzo di software RPA, consiste in una drastica riduzione del rischio di errore: il software infatti, se opportunamente configurato, eseguirà le attività assegnate secondo schemi ed algoritmi ben precisi, e non andrà incontro ad errori derivati da distrazioni o altri eventi esterni in grado di influenzarne il comportamento.

Tali vantaggi si traducono in una riduzione dei costi: il software infatti ha un costo nettamente inferiore rispetto ad un essere umano (si stima un costo pari a 1/9 di una risorsa umana), portando con se i soli costi delle infrastrutture e della manutenzione.

I software RPA trovano impiego in una vasta gamma di applicazioni; sono infatti estremamente versatili ed è possibile impiegarli in ogni ambito o ecosistema già esistente, avendo costi e tempi di realizzazione molto bassi e non impattando sui sistemi informativi già esistenti.

Tipologie di RPA

Vi sono diverse tipologie di RPA che trovano impiego a seconda delle necessità derivanti da differenti processi aziendali, e sono classificate in base a come il software deve interfacciarsi con l’operatore umano:

• attended RPA, ovvero RPA di tipo presidiata;
• unattended RPA, ovvero RPA di tipo non presidiata;
• soluzioni ibride.

Le RPA presidiate sono quei software RPA che si affiancano all’essere umano, e che vengono eseguiti all’interno dello stesso ambiente desktop dell’utente e lavorano pertanto parallelamente ad esso.
Il vantaggio di questo approccio consiste nel controllo che l’utente può avere sul software, decidendo in autonomia quando servirsene e monitorando costantemente il lavoro svolto.

Nella seconda tipologia invece, ovvero RPA non presidiata, il software RPA è in esecuzione in ambienti dedicati (server o macchine virtuali) ed automatizza completamente ed autonomamente il processo desiderato.
Questa tipologia di approccio ha il vantaggio di rimuovere completamente l’intervento umano, limitato a operazioni di manutenzione e monitoraggio dei file di log dell’applicativo, per verificarne il corretto funzionamento.

Trovano infine applicazione anche soluzioni ibride che uniscono entrambe le tipologie di RPA, facendole coesistere in un unico software.

Un caso pratico: RPA per web crawling

Un caso di applicazione pratico di sistemi RPA implementato in alcuni dei nostri software proprietari, consiste in applicativi dedicati al web crawling, creati ad hoc per ricercare automaticamente informazioni online allo scatenarsi di determinati eventi su sistemi di clienti terzi.

Tali software ricevono input in maniera del tutto trasparente per l’utente finale, senza che questo ne percepisca la presenza in alcun modo.

Il software RPA, elabora, verifica e processa i dati in input per poi riversarli su siti aggregatori, raccogliendo tutto il materiale che l’utente finale avrebbe dovuto ricercare autonomamente.
Tutto questo avviene simulando, da parte del software RPA, l’interazione utente con il browser. Esso è in grado di compiere azioni quali compilazione di form, interazioni con call to action, applicazione di filtri, verifica dei risultati individuati per selezionare con cura solo quelli più pertinenti e rilevanti.

Tutti i dati ricavati sono poi rielaborati ed inviati agli applicativi dei clienti terzi, in modo che vengano automaticamente inseriti nei loro sistemi. Questo processo emula in tutto e per tutto il comportamento umano, andando a ridurre drasticamente tempi, costi e possibilità di errore, e permettendo di ricercare dati in maniera più puntale ed accurata rispetto ad un essere umano.

Questa è solo una delle innumerevoli routine che i software RPA possono andare a replicare.
Gli enormi vantaggi che tali software possono apportare ai processi aziendali, fanno sì che gli RPA siano considerati come una soluzione che non può che trovare un largo impiego e fare parecchia strada.