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Smart Working o Fake Working ?

Evoluzione del management e della leadership ai tempi del Covid-19 (e post Covid-19) - Opportunità o fallimento

Stefano Spagnolo Maggio, 2020
Smart Working o Fake Working ?
Ormai l’abbiamo capito, in questo periodo di emergenza abbiamo iniziato a prendere confidenza con i termini Smart Working, Remote Working e Home Working ed abbiamo imparato a distinguere nettamente la prima definizione dalle altre, ossia che lavorare da casa o più in generale da remoto, non significa necessariamente fare Smart Working, ma più semplicemente fare tutto ciò che si faceva prima ma da un luogo di lavoro diverso dall’ufficio. Il punto di partenza è proprio questo: proviamo a slegare i due concetti di “smart” e “home” e diciamo che non esiste Smart Working se non si è capaci e preparati a farlo, a prescindere dal fatto che si lavori da casa o in ufficio, e che per fare veramente Smart Working è necessario uno sforzo non banale, per aderire ad un metodo di lavoro diverso dal metodo classico. Lo Smart Working va pensato non solo in termini di singola persona, ma anche e soprattutto come team e come intera azienda, e presuppone l’utilizzo di nuovi modelli di management e di leadership ed un differente approccio al lavoro. Questi sono i requisiti necessari per non perdere l’opportunità di evolversi in questo periodo di difficoltà in cui siamo costretti a lavorare da casa. Per queste ragioni è dunque necessaria un’attenta analisi e una riflessione su tutti gli aspetti dello Smart Working.
 

Prima della crisi

Prima della crisi, lo Smart Working veniva considerato da molti come un’iniziativa di welfare aziendale, un benefit da richiedere durante la fase di trattativa di un contratto. Per le aziende, invece, oltre alla possibilità di potersi fregiare dell’esser considerate “smart”, poteva costituire un reale risparmio in termini di consumi. Effettivamente, lo “spegnimento” pianificato di interi uffici per uno o più giorni a settimana, può comportare una limitazione dei consumi senza, al tempo stesso, stravolgere la normale operatività.
 

Remote Working

Di fatto, però, la continuità nell’esecuzione delle stesse metodologie di lavoro, quelle classiche “da ufficio”, non rendeva questo tipo di lavoro più smart del solito, ma semplicemente lo “remotizzava” a casa delle persone, come una sorta di tele lavoro. In sostanza, la stessa metodologia, si spostava da un luogo (ufficio) ad un altro (casa) portandosi dietro tutte le inefficienze dei processi e l’eventuale poca aderenza alle metodologie di lavoro agile.
 

L’emergenza covid-19

L’arrivo dell’emergenza covid-19, e del relativo confinamento sociale, ha permesso a molti di salire velocemente sul “carro degli smart worker”, ma a pochi di soffermarsi sugli elementi fondanti di tale modalità, ossia sulla trasformazione che si dovrà mettere in atto per trarre il massimo beneficio da questo confino forzato. Un beneficio che, anche in futuro, potrà rappresentare una nuova dimensione del mondo del lavoro, sulla quale ci si dovrà confrontare in termini di competitività sul mercato.

Oggi il benessere del dipendente è diventato sempre di più un vero e proprio valore aziendale che le aziende del presente e del futuro dovranno garantire e tutelare.

Come al solito il sapersi evolvere garantirà dei vantaggi, soprattutto se, come prevedono in molti, non si tornerà più alle regole precedenti.
 

Smart Working

Lo Smart Working quindi va pensato come una vera e propria trasformazione digitale dell’azienda e come un modo diverso di concepire il lavoro.

Esso promette di massimizzare la produttività in relazione agli obiettivi dell’azienda e al benessere della persona, e per farlo si dovranno sfruttare nuove tecnologie e nuovi spazi di lavoro, e l’ufficio diventerà un luogo d’incontro. I punti cardine saranno la responsabilizzazione delle persone, il rapporto fiduciario con loro e la condivisione degli obiettivi.

Tutto ciò è possibile tramite una revisione dei processi e l’attuazione di un percorso di adattamento a questo nuovo paradigma che prevede l’utilizzo di nuove metodologie di lavoro, di management e di leadership.

Affinché ciò accada non basta attendere un ricambio generazionale del management, ma è necessario prendere parte fin da subito al processo di cambiamento, investendo nella formazione sia in termini di training che di coaching. É dunque fondamentale non solo il “saperlo fare”, ossia conoscere le tecniche più innovative ed efficaci per gestire un progetto, un team o un’azienda, ma anche il “saperlo fare bene” in modo da guidare efficacemente questo cambiamento e raggiungere concretamente gli obiettivi prefissati.

Il vero Smart Working prevede che sia i dipendenti, che il management, siano effettivamente preparati per farlo. È fondamentale la consapevolezza che ci sarà bisogno di tutti, nessuno escluso.

Impostare uno Smart Working stabile e ben strutturato, significa rivedere l’approccio lavorativo, la gestione delle relazioni, i comportamenti e la cultura aziendale, ed è ovvio che tutto ciò avrà un impatto su tutte le persone coinvolte.

Il controllo

Come detto, lo Smart Working presuppone la flessibilità nella (auto) gestione dello spazio di lavoro ma, al tempo stesso, la piena responsabilità nel garantire il proprio impegno, precisione e concentrazione.

Il rapporto con i colleghi e i responsabili non si basa solo sulla fiducia ma sulla collaborazione e sulla condivisione degli obiettivi, ed è proprio su questi ultimi che si baserà il modello di management, non sul controllo.

Oramai la politica del controllo è da considerarsi sorpassata e alquanto inefficiente, le nuove generazioni hanno livelli di multitasking tali per cui anche in ufficio riuscirebbero a mascherare le loro performance. È opportuno farsene una ragione e capire che un ossessivo controllo di tutti i movimenti e di tutte le attività non è più uno strumento efficace per garantire la produttività e un alto rendimento. Per non parlare del fatto che, in un contesto di rigido controllo, verrebbe sottinteso uno scarso livello di fiducia che, in ogni caso, è sintomo di qualcosa che è andato storto durante uno o più processi aziendali, dalla selezione delle persone fino alla loro gestione.
 

La leadership

Anche “in tempi di pace” per il management, è impossibile presidiare tutte le attività e governare ogni singolo aspetto dei progetti, anzi, spesso far crescere le persone e farle diventare più preparate e autonome è la soluzione che permetterà di avere sempre meno bisogno di controllo.

Per tutti questi motivi, soprattutto in regime di Smart Working, la leadership deve essere ancora più “delegante” e basata sulla responsabilizzazione e sulla motivazione delle persone.

Ma non basta, fare tutto ciò non è ancora sufficiente per implementare un corretto sistema di Smart Working.

È necessario infatti ripensare agli aspetti organizzativi, individuare le figure chiave in grado di ispirare gli altri e mettere in atto questa trasformazione, cambiare il modo di comunicare (che non prevede più il contatto visivo), implementare nuovi metodi di misurazione delle performance delle persone e utilizzare nuove tecnologie.

Bisogna fare attenzione però, non sempre si può delegare, e in tal caso bisognerà strutturarsi per poterlo fare.

Delegare non è una formula magica sempre pronta all’uso, anzi, spesso è complicato individuare le persone giuste e sufficientemente preparate sia per gestire responsabilità diverse in un contesto nuovo che per sviluppare conoscenze e tecniche relative alle dinamiche dello Smart Working.

Dunque, oltre alla delega, è da prevedere una formazione specifica e un allenamento mirato, sia per esercitare a distanza la propria leadership sia per superare il timore della perdita del controllo.

Il risultato finale sarà quello di riuscire a focalizzarsi e a valutare ciò che conta di più per l’azienda e per il singolo, ossia il raggiungimento degli obiettivi assegnati.
 

Programmazione

Durante i periodi di Smart Working la relazione tra le persone si sviluppa solo tramite strumenti di collaborazione elettronica e di conseguenza l’estemporaneità scompare: i rapidi allineamenti con le persone, la veloce condivisione delle informazioni con i membri del gruppo, gli incontri con le persone e gli allineamenti continui sono tutti ridotti al minimo.

Per questa ragione è fondamentale un’attenta definizione di ruoli e processi e una rigida programmazione di tutte le attività.

Tutto va programmato e monitorato, facendo attenzione che nessuno dimentichi nulla. La classica interazione “da ufficio" minimizza, ad esempio, la probabilità che qualcuno possa dimenticarsi un’attività, mentre a distanza questo rischio aumenta.

Il management dovrà considerare queste possibili dinamiche, dovrà rendersi disponibile a continui allineamenti per assicurarsi che tutto proceda senza intoppi e dovrà monitorare attentamente il lavoro per garantire la performance del gruppo.

Ciò che invece sarà impossibile da programmare sarà la condivisione e soprattutto l’”assorbimento della competenza” da parte dei membri del team di lavoro. In molti casi, infatti, si apprende molto di più “per osmosi” dai colleghi, da come si muovono, da quello che dicono e da come lavorano. Si tratta di una condizione fondamentale soprattutto per chi non ha molta esperienza e ha bisogno del lavoro “sul campo”, a stretto contatto con i suoi colleghi più esperti, per crescere e formarsi rapidamente e nel modo giusto.

Un punto, questo, da tenere ben presente durante lo staffing dei team di progetto in regime di Smart Working.
 

L’operatività

Ormai nel quotidiano ci muoviamo in un nuovo habitat tecnologico: le persone sono continuamente connesse tra loro e con i sistemi informativi, la collaborazione elettronica a distanza consente la gestione dello spazio di lavoro ed, eventualmente, anche del tempo.

Per sfruttare nel modo giusto questa flessibilità e garantire la corretta operatività, è necessario per tutti seguire delle regole base, in modo da rendere lo Smart Working sostenibile nel tempo.

Una su tutte, è quella di preservare le routine delle pause (caffè, pranzo): uno dei maggiori benefici dello Smart Working è quello di poter scegliere il luogo in cui focalizzarsi al meglio, evitando tutte le possibili distrazioni ma, al tempo stesso, non sentirsi in balia del tempo e prevedere dei momenti di “disconnessione”. Un buon metodo per capire se si sta lavorando troppo o se si sta performando nel modo giusto, è quello di chiedere un feedback ai colleghi o un confronto con il proprio responsabile.

Un’altra regola molto utile è quella di prioritizzare tutte le attività in modo da decidere preventivamente quelle più importanti per poi definire la propria roadmap quotidiana.
 

Il singolo e il gruppo

Saper lavorare in Smart Working è condizione necessaria per consentire all’azienda l’utilizzo di questo paradigma e per iniziare il processo di trasformazione.

A volte però non basta che sia l’azienda a voler impostare questo nuovo paradigma ma dipenderà molto anche da chi c’è dall’altra parte.

Come detto, infatti, il cambiamento di approccio dovrà essere sistematico e coinvolgerà tutti i componenti dell’azienda. Ogni singolo individuo si impegnerà ad assumere la piena responsabilità garantendo l’impegno e la concentrazione richiesti.

Ma non solo, non dovrà venir meno la proattività tipica delle classiche relazioni sociali da ufficio.

Anche il tipo di relazioni e i comportamenti prevedono un’evoluzione e un adattamento, visto che dovranno talvolta essere espletate a distanza.

Per il singolo individuo, durante lo Smart Working, sarà ancora più importante preservare la relazione con i suoi colleghi, che l’adesione ai processi e l’utilizzo degli strumenti.

Qualora su questi aspetti il singolo venisse meno, sarà il gruppo a pagarne le conseguenze e a rallentare il suo processo di crescita ed evoluzione.
 

La Produttività

Con l’utilizzo dello Smart Working la produttività dell’azienda dovrà quantomeno rimanere invariata ma, al tempo stesso, si avrà un miglioramento della qualità della vita lavorativa.

La persona avrà la possibilità di gestirsi il luogo e il tempo nel quale raggiungere i suoi obiettivi quotidiani garantendo, e se possibile migliorando, il suo risultato (es. viene raggiunto l’obiettivo quotidiano e si trae giovamento dall’eliminazione del tempo necessario per raggiungere l’ufficio).

Occorre tuttavia ricordare che la produttività non è solo ricavo ma anche riduzione dei costi. Infatti, un oculato utilizzo dello Smart Working potrebbe anche generare un notevole risparmio nei costi di struttura degli uffici.

Più in generale, fare Smart Working significa adattarsi al cambiamento e non attendersi un ritorno economico nel breve periodo anche perché, come detto, è spesso necessaria sia una fase di transizione in cui formare le persone, che una fase di preparazione in cui mettere in piedi tutti i processi e le metodologie necessarie.

Una volta messo in atto uno Smart Working stabile e consolidato, ci si potrà attendere un‘efficienza maggiore e una produttività più elevata.
 

Il ruolo chiave dell’Information Technology

Non è detto che le aziende siano preparate per intraprendere un percorso di cambiamento cosi impegnativo, anzi, il rischio è di sottovalutare o ignorare le possibili conseguenze di uno Smart Working impostato con modelli inadeguati.

Diventa, dunque, fondamentale il ruolo di consulenti professionisti che abbiano la sensibilità e le competenze adatte per supportare l’azienda nel consolidamento di questo processo di evoluzione.

Ciò che serve è una consulenza mirata, che dia soluzioni compatibili con le specifiche dinamiche interne presenti in azienda e che possa avviare il cambiamento e indirizzarlo nella giusta direzione.
 

Conclusioni

Per fare Smart Working, quello vero, non basta una connessione e una postazione in casa, ma bisogna prepararsi, conoscerne tutti i vari aspetti e saperli valutare per poi costruire una strategia che ne prevede l’adozione, in maniera graduale, come nuovo approccio al lavoro.

Un approccio da considerare complementare e non alternativo.

Bisogna infatti evitare facili innamoramenti e adozioni sconsiderate ma continuare a credere saldamente nel valore dell’interazione e della vita da ufficio.

Non bisogna spaventarsi ma prepararsi, formare le persone e stabilire tempi e modi di sperimentazione e adozione.

Oggi lo Smart Working va visto come un’opportunità da cogliere e da sfruttare sia per l’azienda che per il dipendente, entrambi infatti avranno la possibilità di evolversi per crescere nel futuro.

In caso contrario, qualora non venisse fatto a dovere, potrebbe anche portare a degli effetti negativi, per l’azienda e per l’individuo e, alla lunga, trasformarsi in una sorta di Fake Working, ossia tutto quel lavoro che, per diverse ragioni, non è allineato con le strategie e gli obiettivi dell’azienda e che porterà ad un progressivo allontanamento dai valori e dai risultati previsti dalla stessa.


 

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