Real Estate e processi aziendali: lo sviluppo custom Enterprise

Uno degli aspetti più temuti da una grande azienda è la revisione dei propri workflow operativi. Se per una startup o una piccola azienda è infatti naturale rivedere e migliorare costantemente il processo interno, per una grande organizzazione è invece vero il contrario: i protocolli sono rigidi, i meccanismi sono ben oliati ed il rischio – proporzionale alle dimensioni dell’intervento – spesso spinge i manager a desistere.

Humans are allergic to change. They love to say, "We've always done it this way."

Ciò che spesso non viene preso in considerazione, data la natura conservativa ed abitudinaria delle persone, è un altro tipo di rischio: quello di obsolescenza.
L’ innovazione è comunemente ben accetta quando applicata ai settori tecnologici, ma se parliamo di aree di competenza diverse la musica cambia.

L’esperienza di cui scriviamo in questo articolo ci insegna quanto questa sia fondamentale anche in settori generalmente meno attenti a questa tematica, come quello immobiliare.

Quanto costa una casa?

È questa la (apparentemente) semplice domanda alla quale il nostro cliente risponde, centinaia di volte al giorno.

L’azienda si occupa di valutazioni immobiliari (in ambito sia retail che corporate), venendo ingaggiata principalmente dagli istituti di credito, al fine di rilasciare un finanziamento per il cliente finale.

Il processo è il seguente: a seguito di una richiesta di finanziamento, la banca ingaggia la società peritale per stimare il valore dell’immobile da acquistare.
La società peritale incarica un perito, che si occupa di effettuare il sopralluogo e di redigere il documento di perizia, che viene successivamente inviato alla banca. Facile, vero?

Ora però le cose cominciano a complicarsi. Le banche sono tante, ed ognuna di esse ragiona in modo diverso.

Ciascuna di esse invia informazioni diverse, usando i propri protocolli e le proprie convenzioni ed aspettandosi informazioni particolari durante lo svolgimento dell’incarico ed in evasione della pratica.
Tutto questo deve essere uniformato e gestito dalla società peritale, coordinando i periti sul territorio in modo da consegnare le perizie secondo i termini concordati con gli istituti di credito.

Quanto costa rispondere alla domanda di prima?

Quando ci siamo incontrati, il cliente aveva a disposizione un gestionale nato originariamente per integrarsi e comunicare con un’unica banca.

Col passare del tempo le banche e le rispettive integrazioni sono diventate tante, e ciascun “pezzo” è stato aggiunto in maniera eterogenea, costringendo gli utenti del gestionale a gestire il workflow in modo diverso in base alla banca dalla quale arrivava la richiesta.

Rinnovare il gestionale sarebbe stato troppo costoso: la strada intrapresa è stata quindi una completa riscrittura, che ci ha permesso di utilizzare le più moderne tecnologie disponibili, di uniformare il processo di valutazione degli immobili e di ottimizzarlo.

L’introduzione del nuovo gestionale, infatti, ha permesso al cliente non soltanto di avere uno strumento migliore, ma anche di rivedere il proprio processo operativo, migliorando alcuni degli aspetti meno performanti.

Le fondamenta del progetto: l’assessment

Il nostro cliente è una multinazionale che conta circa 3500 professionisti ed opera in 28 Paesi in tutto il mondo. Il solo dipartimento di valutazione immobiliare genera volumi che superano le 60.000 pratiche all’anno. Numeri di questo tipo non sono informazioni di secondaria importanza: dimensionare l’azienda è il primo passo necessario per dimensionare il progetto.

Failing to plan is planning to fail

Un progetto di questa portata non può prescindere da una corposa fase di assessment. I primi mesi sono quindi stati dedicati a sessioni di brainstorming, raccolta dei requisiti, definizione dei casi d’uso e pianificazione.

Uno degli aspetti più delicati di questa fase è la “barriera linguistica”: figure professionali con background profondamente diversi si siedono allo stesso tavolo per condividere e interpretare esigenze, best practice e know-how.

Il rischio è che i tecnicismi espressi dagli uni non arrivino agli altri, o peggio ancora vengano mal interpretati. Superata questa barriera si ottiene però un risultato diametralmente opposto: ciascuno può mettere a disposizione le proprie competenze, accrescendo il proprio bagaglio grazie all'esperienza delle altre figure professionali presenti nel progetto.

Un buon assessment non consiste quindi soltanto in mera raccolta dei requisiti, definizione degli attori coinvolti, del perimetro di intervento e nella pianificazione, ma è anche l’acquisizione di specifiche competenze, fondamentali per la riuscita del progetto. La sfida è stata particolarmente interessante, e l’incontro tra IT e Real Estate ha svelato un potenziale davvero notevole.

La progettazione

Come già detto, una delle esigenze fondamentali è stata quella di uniformare il workflow di valutazione – dall’ingaggio al sopralluogo alla redazione della perizia – a prescindere dalla banca richiedente la perizia.

L’approccio scelto è stato quello di definire un processo che rispecchiasse l’operatività della società peritale e che fosse uguale per qualsiasi pratica.

Qualsiasi peculiarità relativa al flusso della specifica banca non avrebbe influenzato il flusso di lavorazione interno. L’architettura del gestionale è una naturale conseguenza di questo approccio.

Come è possibile notare dalla figura, il gestionale non è composto da un unico applicativo.
Nel “backend” risiede la logica relativa al flusso operativo della società peritale, mentre la logica di business relativa alle integrazioni con le banche risiede in applicativi dedicati. Sarà ciascuna di esse a tradurre gli ingaggi in un ingaggio standard ed inviare gli eventi ed i dati necessari alla banca nella forma richiesta.

Oltre al vantaggio relativo all’isolamento dei workflow, tale approccio ha anche un altro importante beneficio: eventuali interventi di manutenzione relativi ad una specifica integrazione non coinvolgeranno il resto del sistema, che potrà così rimanere operativo.

Il nuovo gestionale prende vita

Dopo circa nove mesi di progettazione e sviluppo, il nuovo gestionale è finalmente andato in produzione.

È a questo punto che abbiamo avuto la prova concreta che investire nell’innovazione ha dato i suoi frutti.
L’applicativo è nuovo e più veloce, la UI è stata disegnata appositamente per essere intuitiva e semplice da usare.

Il primo impatto è sicuramente positivo per gli utenti, ma non basta. Rompere le abitudini di chi ha lavorato per anni con la stessa applicazione non è semplice: la differenza l’ha fatta un costante aggiornamento, l’introduzione di funzionalità sempre nuove e una user experience rassicurante.

A distanza di un paio d’anni l’applicativo non si presenta già più come nella prima versione, e molti altri miglioramenti sono già in programma. L’introduzione del nuovo gestionale ha permesso al cliente non soltanto di avere a disposizione uno strumento nuovo e più ricco di funzionalità, ma anche (e soprattutto) di rinnovare la propria operatività, automatizzando molte operazioni in precedenza svolte manualmente e concentrandosi su attività dove l’intervento umano resta fondamentale.

Possiamo quindi rispondere alle due domande che ci siamo precedentemente posti? La prima la lasciamo al nostro cliente. Alla seconda domanda possiamo invece rispondere così: costa meno di prima. L’investimento iniziale è stato importante, ma i benefici in termini di tempo e qualità lo sono stati altrettanto.

Abbiamo appena cominciato

Every new thing creates two new questions and two new opportunities

Ciò che rende un processo di rinnovamento davvero avvincente non è soltanto la possibilità di sostituire il vecchio con il nuovo: introducendo nuove tecnologie, emerge immediatamente il potenziale che queste possono avere sull’intero business dell’organizzazione. Nonostante i quasi due anni di progetto, il nuovo gestionale non è stato che l’inizio.

Nuove domande e nuovi obiettivi hanno fatto nascere progetti paralleli, strettamente collegati alle opportunità che le tecnologie impiegate ci concedono.

Così, dall’idea di supportare il perito durante i sopralluoghi nasce il progetto legato all’app mobile, dall’idea che un metodo standard di valutazione immobiliare possa essere imparato da una macchina nasce il progetto di Machine Learning “Property Evaluation Model”, dalla consapevolezza che i database ed i documentali nascondano un’enorme quantità di informazioni nasce il progetto di Data Analysis e Business Intelligence.

Questi e molti altri temi sono stati affrontati in altri articoli del blog.